Informācija par izglītības iestādes veikto personu datu apstrādi

1. Informācija par pārzini

Jelgavas valstspilsētas pašvaldība (turpmāk – pašvaldība), Jelgavas valstspilsētas pašvaldības izglītības iestādes Jelgavas 5. vidusskola (turpmāk – Izglītības iestāde) personā.
Izglītības iestādes kontaktinformācija:
Tālrunis: 63026073, e-pasta adrese: 5vsk@izglitiba.jelgava.lv, adrese: Jelgava, Aspazijas iela 20, LV-3001.
Papildus informācija Izglītības iestādes tīmekļa vietnē j5vsk.lv un pašvaldības tīmekļa vietnes www.jelgava.lv sadaļās Jelgavas izglītības pārvalde un Personas datu apstrāde.
Pašvaldības datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija: dati@jelgava.lv, tālrunis: 63005444.

2. Kādas datu kategorijas Izglītības iestāde apstrādā par izglītojamo/likumisko pārstāvi?

Izglītības iestāde apstrādā šādas datu kategorijas par izglītojamo:

• Identificējošo informāciju (vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas dati) un kontaktinformāciju (adrese, tālruņa numurs).
• Informāciju, kas ir nepieciešama, lai nodrošinātu izglītojamā drošību un aizsardzību (piem., tiesas spriedumi, bāriņtiesas lēmumi u.c.).
• Informāciju par speciālās izglītības programmas nepieciešamību un citu raksturojošu informāciju (piem., pedagoģiski medicīniskās komisijas atzinumi, tautība, valodas prasmes, dzimums u.c.).
• Informāciju par izglītojamā veselibas stāvokli (medikamentu, pārtikas nepanesamību, invaliditātes esamība, u.c.).
• Informāciju par izglītojamā labizjūtu un attīstības individuālajām īpatnībām (drošība un psiholoģiskā labklājība, reliģiskās, lingvistiskās, kultūras un sociāli emocionālās vides atšķirības, dažādās spējas, atšķirīgās izglītības un īpašās vajadzības).
• Informāciju par apmeklējumiem (piem., apmeklēto nodarbību skaits, prombūtnes ilgums) un uzvedību izglītības iestādē.
• Informāciju par iepriekšējām izglītības iestādēm, ja tādas ir bijušas.
• Informāciju par mācīšanās sasniegumiem un izglītības satura apguvi.
• Informāciju, kas nepieciešama mācību procesa nodrošināšanai, t.sk. audio/video ieraksti.
• Citu informāciju, kas iegūta izglītības procesa organizēšanas ietvaros, t.sk. fotogrāfijas, videomateriāli, videonovērošanas ieraksti.

Lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteikto prasību un pienākumu izpildi un savstarpēju saziņu, Izglītības iestāde apstrādā šādas datu kategorijas par izglītojamā likumisko pārstāvi:

• Identificējošo informāciju (vārds, uzvārds, personas kods).
• Kontaktinformāciju (adrese, e-pasta adrese, tālruņa numurs).
• Norēķinu konta datus (finanšu pārskaitījumu veikšanas gadījumā).
• u.c. informāciju, kas nepieciešama izglītības procesa īstenošanai.

3. Kādiem nolūkiem/mērķiem personas dati tiek apstrādāti un kāds ir apstrādes tiesiskais pamats?

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta 1.punkta a), c), e) un f) apakšpunktiem un regulējošiem normatīvajiem aktiem, t.sk. Vispārējās izglītības likumu, Profesionālās izglītības likumu, Ministru kabineta 10.08.2021. noteikumiem Nr. 528 „Vispārējās izglītības iestāžu un profesionālās izglītības iestāžu pedagoģiskā procesa un eksaminācijas centru profesionālās kvalifikācijas ieguves organizēšanai obligāti nepieciešamā dokumentācija”, Ministru kabineta 11.01.2022. noteikumiem Nr. 11 “Kartība, kādā izglītojamie tiek uzņemti vispārējās izglītības programmās un atskaitīti no tām, kā arī obligātās prasības izglītojamo pacelšanai nākamajā klasē”, Ministru kabineta 25.06.2019. noteikumiem Nr. 276 “Valsts izglītības informācijas sistēmas noteikumi”, Ministru kabineta 16.10.2012. noteikumiem Nr. 709 “Noteikumi par pedagoģiski medicīniskajām komisijām”, Ministru kabineta 15.07.2016. noteikumiem Nr. 480 “Izglītojamo audzināšanas vadlīnijas un informācijas, mācību līdzekļu, materiālu un mācību un audzināšanas metožu izvērtēšanas kārtība”, Ministru kabineta 21.11.2018. noteikumiem Nr. 716 “Noteikumi par valsts pirmsskolas izglītības vadlīnijām un pirmsskolas izglītības programmu paraugiem”, Ministru kabineta 27.11.2018. noteikumiem Nr. 747 “Noteikumi par valsts pamatizglītības standartu un pamatizglītības programmu paraugiem”, Ministru kabineta 03.09.2019. noteikumiem Nr. 416 “Noteikumi par valsts vispārējās vidējās izglītības standartu un vispārējās vidējās izglītības programmu paraugiem”, tiek veikta izglītojamā vai likumiskā pārstāvja personas datu apstrāde šādiem mērķiem:

• Organizēt un īstenot mācību procesu, t.sk. uzraudzīt izglītojamā mācību priekšmetu apgūšanas progresu, papildu mācību pasākumu vajadzības un dalību izglītojošos mācību projektos.
• Organizēt Izglītības iestādes pedagoģisko procesu, lai nodrošinātu nepieciešamās obligātās dokumentācijas uzturēšanu elektroniskā veidā (skolvadības sistēmā E-klase), kā arī saziņu ar Izglītības iestādi.
• Apliecināt Izglītojamā statusu, ar to saistīto atvieglojumu/pabalstu saņemšanai.
• Uzraudzīt izglītojamā veselības stāvokli, t.sk. sagatavot un iesniegt dokumentus pašvaldības pedagoģiski medicīniskajai komisijai, lai izvērtētu izglītojamā intelektuālas spējas, mācīšanās grūtību iemeslus un, ja nepieciešams nodrošināt palīdzības sniegšanu.
• Uzraudzīt izglītojamā emocionālo drošību un sekmēt emocionālo labizjūtu, noskaidrot emocionālās grūtības un vajadzības dalībai mācību procesā, veidot mācību vidi, kas ir fiziski un emocionāli droša, veicināt izglītojamā sociāli emocionālo prasmju apguvi un mācīšanos, pielāgojot to indivīda mācīšanās un attīstības vajadzībām un nodrošinot atbalsta sniegšanu nepieciešamības gadījumā.
• Nodrošināt mācību materiālu pieejamību un interaktīvu mācību procesu, izmantojot mūsdienu informācijas tehnoloģiju iespējas.
• Nodrošināt Izglītojamā dalību mācību priekšmetos, ko finansē Eiropas Savienība.
• Izvērtēt izglītojamā papildu mācību pasākumu vajadzības.
• Pārvaldīt izglītības procesa plānošanu, prognozēšanu, analīzi, t.sk., to, kas ir noteikta normatīvajos aktos.
• Nodrošināt izglītojamā intelektuālo attīstību, spēju orientēties informācijas resursos, izmantot informācijas tehnoloģiju resursus, ņemot vērā mūsdienu digitālo attīstību.
• Nodrošināt izglītojamā drošību un īpašuma aizsardzību (t.sk. videonovērošana), u.c.
• Veidot un atspoguļot izglītības iestādes dzīvi un vēsturi, t.sk. atspoguļojot dažādus notikumus foto un video failos, veidojot publicitātes materiālus un nodrošinot citas ar sabiedrības informēšanu saistītas aktivitātes, lai informētu sabiedrību kopumā un nodrošinātu informācijas pēctecību nākamajām paaudzēm par izglītības iestādi.
• Nodrošināt izglītojamā fotogrāfiju un video nodošanu slēgtas saziņas grupas ietvaros (ar likumiskā pārstāvja piekrišanu).

4. Kas varētu piekļūt personu datiem?

Izglītojamā vai likumiskā pārstāvja personas datiem, pēc nepieciešamības, var piekļūt:

• Izglītības iestādes darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kurām tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
• valsts un pašvaldības iestādes, trešās personas normatīvajos aktos noteiktos gadījumos, piemēram, Valsts izglītības informācijas sistēmas pārzinis Izglītības un zinātnes ministrija un citas institūcijas, kas normatīvo aktu ietvaros piekļūst sistēmas datiem, personas, kuras nodrošina mācību procesu, izmantojot Eiropas Savienības finansējumu, Bērnu tiesību aizsardzības iestādes, citas pašvaldības iestādes kā “Jelgavas izglītības pārvalde”, “Sporta servisa centrs”, “Kultūra”, “Jelgavas sociālo lietu pārvalde”, kā arī citas izglītības iestādes, ja izglītojamais izvēlas mācīties citā izglītības iestādē, medicīnas iestādes vai ārstniecības personas neatliekamās medicīniskās palīdzības sniegšanas gadījumā, u.c.
• pakalpojuma sniedzēji un informācijas un komunikācijas tehnoloģiju tehniskais atbalsts (piemēram, skolvadības sistēma e-Klase, tīmekļa platforma Edurio, digitālais atbalsta rīks “EMU Skola”, Microsoft nodrošinātie mākoņu pakalpojumi u.c.).

5. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Parasti Izglītības iestāde personas datus apstrādā ES/EEZ, tomēr atsevišķos gadījumos tie var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ, piemēram, izpildot Izglītības iestādei noteiktu juridisku pienākumu vai pakalpojuma nodrošināšanas ietvaros piesaistot sadarbības partneri (Pārzini, Apstrādātāju). Tādā gadījumā datu nodošana un apstrāde var notikt, ja ir tiesisks pamatojums un ir veikti pienācīgi drošības pasākumi, piemēram:

• datu aizsardzības līmenis nodrošināts atbilstoši ES Komisijas lēmumam par datu nodošanu uz valstīm, kas neietilpst ES/EEZ;
• nodrošināti pietiekami aizsardzības pasākumi, piemēram, datu Pārziņa vai datu Apstrādātāja noslēgts līgums, vienošanās, kurās ietvertas ES līguma standartklauzulas vai citi apstiprināti līguma noteikumi, rīcības kodekss vai sertifikācijas mehānismi;
• paredzēti konkrēti izņēmumi, piemēram, juridiska pienākuma izpilde, tiesisku prasījumu pamatošana, īstenošana vai aizstāvēšana, būtiska sabiedrības interese, personas skaidri izteikta piekrišana, ar personu noslēgta līguma izpilde, līguma noslēgšana personas interesēs vai personas interesēs noslēgta līguma izpilde.

6. Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus?

Personas dati tiek glabāti atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajiem termiņiem. Ja normatīvajā aktā nav noteikts personas datu glabāšanas termiņš̌, tad dati tiek glabāti tik ilgi, cik ilgi tas ir nepieciešams personas datu apstrādes mērķa sasniegšanai. Personas datus, kuru apstrādei sniegta piekrišana – līdz piekrišanas atsaukšanai vai bērna pilngadības sasniegšanai, vai attiecīgā mērķa sasniegšanai.

7. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Jums kā datu subjektam (izglītojamajam, likumiskajam pārstāvim) ir šādas tiesības:

• Lūgt precizēt nepareizos/neprecīzos/neaktuālos personas datus.
• Piekļūt personas datiem, lūgt Izglītības iestādei informāciju par to, kādus personas datus par Jūsu pārstāvamo vai Jums tā apstrādā, saņemt datu kopijas.
• Lūgt personas datu dzēšanu, izņemot, ja personas datu apstrādi nosaka normatīvie akti.
• Nodrošināt datu pārnesamību, lūgt Izglītības iestādei nodot tās rīcībā esošos personas datus citai iestādei, ja personas dati ir elektroniskā formā.
• Lūgt ierobežot personas datus noteiktos gadījumos, piemēram, lūdzot apturēt datu apstrādi, līdz tiks veikta kļūdaino datu labošana.
• Atsaukt doto piekrišanu jebkurā brīdī (informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, Izglītības iestādes leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei).
• Vērsties pie Izglītības iestādes, pašvaldības datu aizsardzības speciālista gadījumā, ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar personas datu apstrādi. Ja tomēr uzskatāt, ka netika savstarpēji atrasts risinājums un ka tomēr tiek pārkāptas Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai.

Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā, tiks izvērtēts tā saturs un Jūsu identificēšanas iespēja, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai un atbildēsim uz pieprasījumu normatīvajos aktos noteiktajos termiņos, un, ja būs iespējams, tad attiecīgi labosim vai dzēsīsim Jūsu personas datus.

8. Vai Izglītības iestāde veic izglītojamo fotografēšanu vai filmēšanu, videonovērošanu?

Izglītības iestādes pasākumi un organizētās aktivitātes var tikt fiksētas foto un video materiālos, lai veidotu un atspoguļotu Izglītības iestādes dzīvi un vēsturi, tai skaitā attēlu jeb fotogrāfiju formā.

Fotogrāfijas un/vai izglītojamā videoattēls, audioieraksts var tikt izmantoti Izglītības iestādes darba prezentēšanai Izglītības iestādes un/vai pašvaldības tīmekļa vietnē, drukātajos izdevumos, pašvaldības un citos medijos vai līdzīgos ar Izglītības iestādi saistītos resursos. Ja fotogrāfijas un izglītojamā videoattēls tiks publiskots tīmekļa vietnēs, tie netiks sasaistīti ar izglītojamā vārdu, uzvārdu, izņemot, ja tas attieksies uz konkrētu aktivitāšu, konkursu, sacensību rezultātu publiskošanu.

Noteiktos gadījumos likumiskie pārstāvji var tikt informēti atsevišķi par izglītojamo fotografēšanu vai filmēšanu, attēlu vai ierakstu publiskošanu, ko veic Izglītības iestāde, t.sk. prasot arī rakstveida piekrišanas.

Izglītojamajiem, likumiskajiem pārstāvjiem ir jāzina, ka situācijās, kad viņi, viņu ģimenes locekļi vai draugi fotografē vai veido video ierakstus personīgai lietošanai, atbildību par nevēlamu foto/video nonākšanu sociālajos tīklos vai trešo personu rokās uzņemas paši.

Informācija par videonovērošanas veikšanu pašvaldībā pieejama pašvaldības tīmekļa vietnes www.jelgava.lv sadaļā Personas datu apstrāde.

Ja Jums ir īpaši lūgumi par izglītojamā datu apstrādi, t.sk. par iespēju neveikt fotografēšanu, atsaukt piekrišanu, dzēst fotogrāfijas no iestādes tīmekļa vietnes vai drukātā izdevuma (līdz brīdim, kad tas nodrukāts), iespējams sazināties ar Izglītības iestādes administrāciju!

9. Vai personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Izglītības iestādē netiek veiktas automatizētas darbības ar personu datiem, kuru rezultātā tiek pieņemts uz personu attiecināms lēmums. Izglītības iestādes personāls veic izglītojamo personas datu apstrādi, ņemot vērā katra izglītojamā individuālās vajadzības un iespējas.